Recherche d’une firme de vérification (audit)

APPEL DE PROPOSITIONS
Recherche d’une firme de vérification (audit)
DATE DE FERMETURE
31 janvier 2025 à 17h00
CONTEXTE
Le Centre francophone du Grand Toronto (CFGT) est un organisme sans but lucratif qui offre une gamme variée de services en préconisant une approche communautaire et pluridisciplinaire. Entre autres, le CFGT offre des services de soins primaires et promotion de la santé, santé mentale pour enfants et adultes, développements de l’enfance, emplois, aides juridiques et établissements pour nouveaux arrivants.
Le revenu du CFGT 2023-2024 s’élevait à 19.2M$ à 96% composé de revenu d’une trentaine de bailleurs de fonds via une cinquantaine d’entente de financements.
Le système comptable utilisé est Sage 300 incluant environ 1600 comptes utilisés, 42000 lignes de grand livre et 50 codes de département afin pouvoir suivre les financements par entente.
PROJET
Le CFGT sollicite des propositions pour la sélection d'une firme de vérification indépendante. L'objectif principal est d'assurer la conformité des états financiers de l'organisme et de fournir une opinion sur leur exactitude, leur intégrité et leur conformité aux normes comptables en vigueur. Le choix de la firme de vérification sera entériné en septembre 2025 lors de l’Assemblée générale annuelle du CFGT et son mandat concernera l’audit des états financiers pour l’exercice financier 2025-26. Le mandat pourra être renouvelé annuellement jusqu’à un maximum de 5 renouvellements.
Sous la supervision de la direction des finances, la firme sélectionnée sera responsable des tâches suivantes :
Audit des états financiers : Réaliser un audit complet des états financiers pour les exercices financiers se terminant le 31 mars de chaque année.
Émission d'un rapport d'audit à l’échelle du CFGT mais aussi de rapport d’audit individuel par programme/bailleur de fonds (environ 10) : Fournir un rapport détaillé incluant une opinion sur la conformité aux normes comptables canadiennes pour les organismes à but non lucratif.
Recommandations : Proposer des recommandations pour améliorer les pratiques financières et la gestion interne.
Présentation au comité des finances, Conseil d’administration et Assemblée générale annuelle : Présenter les résultats de l'audit chaque année lors de 3 réunions différentes dont les dates seront communiquées en amont.
INVITATION À SOUMETTRE UNE OFFRE DE SERVICES
Le CFGT vous invite à soumettre une offre de service, incluant le prix détaillé pour chaque catégorie de dépenses. Tous les déboursés tels les frais de déplacement pour les réunions ou d’autres activités décrites ci-dessus, les appels interurbains, les photocopies, les frais informatiques, les frais de recherche, etc. doivent être inclus dans le prix soumissionné.
Exigences
Être accréditée par l’organisation des Comptables Professionnels agréés (CPA) du Canada.
Avoir une expérience antérieure d’au moins 5 ans dans la réalisation d'audits pour des organismes à but non lucratif à enveloppes de financement multiples.
Démontrer une connaissance approfondie des normes comptables applicables.
Faire preuve d'intégrité et de professionnalisme.
La firme sélectionnée doit fonctionner en français et en anglais;
La personne ou firme sélectionnée doit être en mesure de s’engager et d’être disponible pour finaliser le mandat au 31 mai N de chaque année pour l’exercice fiscale précédent d’avril N-1 à mars N;
Les propositions doivent inclure les éléments suivants :
• Profil de l'entreprise : Informations sur la firme, y compris les coordonnées.
• Méthodologie proposée : Description détaillée de l'approche pour réaliser l'audit.
• Équipe assignée : Nom et qualifications du responsable de l'audit.
• Calendrier : Estimation du temps nécessaire pour compléter l'audit.
• Structure tarifaire : Détails sur les coûts, y compris toute dépense supplémentaire éventuelle.
• Références : Liste de clients précédents, en particulier d'autres organismes à but non lucratif.
LIVRABLES
La firme devra produire les livrables suivants :
États financiers vérifiés à l’échelle du CFGT
États financiers vérifiés par programme (mandats spéciaux)
Présentations au comité des finances, Conseil d’administration et Assemblée générale annuelle
ÉCHÉANCIERS
Le mandat de la firme sera réalisé fin avril/début mai de chaque année pour l’exercice financier précédent écoulé au 31 mars afin que les états financiers vérifiés y compris les rapports d’audit par programme/bailleur de fonds soient disponibles début juin pour présentation au conseil et comité des finances.
La date de début de l’audit sera fixée conjointement entre la firme de vérification et le CFGT 6 mois en amont du début de la mission de vérification.
Le mandat pourra être renouvelé annuellement lors de l’assemblée générale annuelle jusqu’à un maximum de 5 mandats.
PROLONGATION DE CONTRAT
Le CFGT se réserve le droit, à la fin du contrat, de négocier une prolongation du contrat pour une période déterminée, selon ses besoins et les conditions économiques, jusqu’à un maximum de 5 mandats.
DEMANDES DES FOURNISSEURS
Toutes les demandes concernant cet appel d'offres doivent être adressées par courriel, au CFGT à l’adresse justinel@centrefranco.org. La date limite pour les demandes de renseignements est le 20 janvier 2025 à 17h, heure de l’Est.
ÉCLAIRCISSEMENTS ET VALIDATION
Le CFGT se réserve le droit de demander des éclaircissements ou informations supplémentaires à la firme après la date limite de soumission des offres. La réponse reçue par le CFGT fait partie intégrante de la soumission de ce fournisseur. Le CFGT se réserve le droit de vérifier toute déclaration du fournisseur ou réclamer des informations complémentaires par tout moyen que le CFGT juge approprié et peut rejeter toute déclaration ou réclamation du fournisseur, si la déclaration ou l'allégation semble injustifiée ou non crédible.
ÉVALUATION DES SOUMISSIONS
Nous invitons les soumissionnaires à être concis et à mettre en évidence les informations pertinentes. Le processus de sélection sera mené selon les principes de transparence et d'équité, conformément aux réglementations applicables aux organismes publics. Les soumissions seront évaluées sur la base des critères d'admissibilité et du contenu proposé. Calcul du pointage sur 100 points. Un pointage de 60 points est essentiel pour que la proposition soit considérée.
Expérience de la firme (40 points) :
a. Avoir une expérience d’au moins cinq 5 ans dans la vérification financière des organismes à but non lucratif;
b. Démontrer une expertise et une expérience reconnues dans la vérification d’OSBL financées par de multiples bailleurs de fonds avec de nombreuses ententes de financement.
Références et portfolio (30 points)
a. Fournir une liste d’au moins 3 réalisations dans des mandats de vérifications similaires.
Prix de l’offre proposée (30 points)
Le prix proposé doit inclure :
a. tous les frais (déplacements, appels interurbains, frais informatiques, frais de recherche, etc.);
b. des informations quant au nombre de consultations à réaliser pour le mandat.
AUTRES CONSIDÉRATIONS
Conditions générales
1. Le CFGT se réserve le droit d’accepter la totalité ou une partie seulement d’une offre de service. Le CFGT se réserve aussi le droit de réduire une partie ou la totalité des services requis, par suite d’une réduction du financement.
2. Les offres doivent être soumises en français. La firme retenue devra pouvoir travailler en français et en anglais ; tout rapport, communication, renouvellement, documentation, livret, contrat et rencontres se feront principalement en français.
3. Les prix offerts doivent demeurer fermes à compter de l’adjudication du projet jusqu’à la fin de celui-ci et ne sont sujets à aucun changement.
4.La firme retenue s’engage, au cas où sa demande de prix serait acceptée, à fournir les services au CFGT aux prix offerts et selon les instructions, conditions, et spécifications contenues dans les documents ci-joints.
5. La firme retenue déclare que son offre n’a pas de lien avec celle d’un autre fournisseur de services similaires et qu’elle est, à tous égards, empreinte d’honnêteté et exempte de collusion ou fraude.
Accès à l’information et vie privée
La soumission et les documents qui l’accompagnent, présentés par la firme avant la date limite de réception fixée aux présentes, deviennent la propriété du CFGT et ne sont pas retournés à la firme ou le particulier. L’offre est assujettie aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques incluant la protection des renseignements personnels dans le secteur de la santé en Ontario. Le répondant doit désigner les renseignements dans l’offre qui sont confidentiels.
Droits d’auteur
La firme retenue garantit au CFGT que tout produit, matériel et service fournis au contrat n’enfreignent pas des droits d’auteur, des plans, des devis ou tout autre droit de propriété intellectuelle d’une autre personne ou entité légale ou morale.
La firme retenue cède ses droits d’auteurs sur le travail effectué au compte du CFGT une fois que l’offre est acceptée. La firme accorde au CFGT une licence exclusive, permanente et libre de redevance, l’autorisant à produire, à reproduire ou à publier, sous n’importe quelle forme, l’oeuvre originale ou une adaptation de celle-ci, dans n’importe quelle langue, à des fins de diffusion non commerciale.
Loi applicable
Cet appel d’offres, la proposition de la firme et tous les documents qui devront être exécutés par les parties seront régis par les lois et règlements applicables en Ontario.
Défaut de respecter l’entente contractuelle
Si la firme sélectionnée par le CFGT ne rencontre pas les objectifs ou échéances fixés dans l’entente contractuelle entre les deux parties, le CFGT peut, à sa seule discrétion et sans encourir aucun coût ou autre responsabilité, annuler l’entente contractuelle.
DATE LIMITE
Les appels d’offres doivent être acheminés en fichier format .PDF, sous pli confidentiel, au plus tard le 31 janvier 2025 à 17h, heure de l’Est, à l’attention de :
Justine Lejeune, Directrice des finances
Par courriel : justinel@centrefranco.org
Merci de bien vouloir considérer notre invitation à présenter une soumission et nous remercions toutes les firmes intéressées pour leur participation et leur engagement envers notre mission.
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