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APPEL DE PROPOSITIONS

CFGT

Développement d'une stratégie et d'un plan de communication, de promotion et d'engagement communautaire pour les services à l’enfance et à la jeunesse du CFGT

Développement d'une stratégie et d'un plan de communication, de promotion et d'engagement communautaire pour les services à l’enfance et à la jeunesse du CFGT.

 APPEL DE PROPOSITIONS


Développement d'une stratégie et d'un plan de communication, de promotion et d'engagement communautaire pour les services à l’enfance et à la jeunesse du CFGT


DATE DE FERMETURE


22 février 2025 à 17h00


CONTEXTE


Le Centre francophone du Grand Toronto (CFGT) est un organisme sans but lucratif qui offre une gamme variée de services communautaires, incluant la santé, l’emploi, l’aide juridique, le logement, et l’intégration des nouveaux arrivants.


Le Centre francophone du Grand Toronto (CFGT) poursuit son engagement envers l’enfance et la jeunesse en visant à développer une stratégie et un plan de mise en œuvre pour la promotion, la communication et la collaboration avec la communauté francophone. L’objectif est de renforcer l’accès et la visibilité des services communautaires du CFGT destinés à l’enfance et à la jeunesse dans la région du Grand Toronto.


Ce projet s’inscrit dans le cadre d’un financement reçu du ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires (MSESC).


Ce projet permettra notamment de :


  • Partager les informations sur les soutiens et services communautaires pour les enfants et les jeunes;


  • Faciliter la prise en charge des enfants et des jeunes et mieux coordonner les services entre les agences et organismes financièrement soutenus;


  • Identifier des activités rassembleuses pour les francophones et francophiles;


  • Promouvoir la francophonie dans la région;


  • Accroître la visibilité des services en français destinés à l’enfance et à la jeunesse;


  • Collaborer avec les écoles et les programmes pour identifier et mobiliser les francophones;


  • Permettre une prise en charge optimale des enfants et des jeunes dans les programmes du CFGT.


PROJET


Le CFGT sollicite des propositions pour l’élaboration d’une stratégie et d'un plan de communication, de promotion et d'engagement communautaire pour les services à l’enfance et à la jeunesse du CFGT visant à :


  • Renforcer la visibilité des services auprès des jeunes et des familles francophones et des partenaires du CFGT.


  • Promouvoir l’impact social des initiatives auprès des bailleurs de fonds et des parties prenantes.


  • Fédérer les parties prenantes (familles, partenaires institutionnels et communauté) autour des services offerts.


  • Optimiser les efforts de communication pour intégrer la stratégie de communication, de promotion et d'engagement communautaire pour les services à l’enfance et à la jeunesse aux stratégies globales du CFGT




PORTÉE DES SERVICES


Les services attendus incluent :


1. Diagnostic des pratiques actuelles :


  • Analyse des initiatives et des outils de communication et d’engagement actuels du CFGT actuels pour les services à l’enfance et à la jeunesse


  • Consultations auprès des familles, des partenaires et des équipes internes


2. Élaboration de la stratégie de communication, de promotion et d'engagement communautaire pour les services à l’enfance et à la jeunesse


  • Définition des objectifs stratégiques


  • Développement d’un cadre stratégique détaillé incluant les publics cibles, les messages clés et les indicateurs de performance.


3. Définition du plan de communication, de promotion et d'engagement communautaire pour les services à l’enfance et à la jeunesse incluant un plan de diffusion :


  • Identifier des opportunités d’engagement des partenaires


  • Identifier des activités rassembleuses pour les francophones et francophiles;


Définition d’un plan de diffusion incluant :


- Proposition de canaux de communication efficaces (digitaux, imprimés, événements communautaires, partenariats).


- Établissement d’un calendrier de diffusion aligné sur les objectifs des projets et les besoins des publics cibles.


4. Recommandations organisationnelles :


  • Conseils sur la coordination interne pour une mise en œuvre optimale des communications.


  • Stratégies de collaboration interne pour mobiliser les parties prenantes externes, incluant les familles et les fournisseurs de services.


INVITATION À SOUMETTRE UNE OFFRE DE SERVICES


Le CFGT vous invite à soumettre une offre de service, incluant le prix détaillé pour chaque catégorie de dépenses. Tous les déboursés tels les frais de déplacement pour les réunions ou d’autres activités décrites ci-dessus, les appels interurbains, les photocopies, les frais informatiques, les frais de recherche, etc. doivent être inclus dans le prix soumissionné.


EXIGENCES POUR CE TRAVAIL


Le CFGT attend des soumissionnaires qu’ils répondent aux exigences suivantes dans leur offre de service :


  • Diagnostic des pratiques actuelles en matière de de communication, de promotion et d'engagement communautaire pour les services à l’enfance et à la jeunesse du CFGT


  • Développement d’une stratégie et d’un plan de communication, de promotion et d'engagement communautaire pour les services à l’enfance et à la jeunesse du CFGT : Élaboration d’un cadre stratégique complet, comprenant les objectifs, publics cibles, messages clés, et indicateurs de performance.


  • Plan de diffusion : Proposition de canaux de communication efficaces (digitaux, imprimés, événements communautaires) et calendrier de diffusion aligné avec les besoins des projets.


  • Recommandations organisationnelles : Conseils pour la coordination interne et stratégies pour mobiliser les parties prenantes externes, y compris les familles et les fournisseurs de services.


  • Expérience et expertise : Capacité à travailler avec des OSBL et à fournir des services en français et en anglais.


  • Prix détaillé : Les soumissions doivent inclure un prix détaillé pour chaque catégorie de dépenses. Tous les déboursés, tels que les frais de déplacement pour les réunions, les appels interurbains, les photocopies, les frais informatiques, etc., doivent être inclus dans le prix proposé.


  • Respect des délais : Soumission avant la date limite et respect des échéanciers convenus pour la réalisation du projet.


Les soumissions doivent être claires, détaillées et conformes aux besoins identifiés pour garantir leur admissibilité et leur évaluation favorable.


LIVRABLES


Diagnostic des pratiques actuelles de communication, de promotion et d’engagement :


  • Analyse approfondie des outils et pratiques de communication, de promotion et d’engagement actuels


  • Identification des forces, lacunes et opportunités d’amélioration pour renforcer leur impact.


  • Rapport des consultation auprès des parties prenantes


  • Proposition de recommandations pour aligner ces outils avec la stratégie globale du CFGT.


Stratégie et plan de communication, de promotion et d'engagement communautaire pour les services à l’enfance et à la jeunesse du CFGT :


  • Élaboration d’un plan stratégique de communication global, intégrant les deux projets dans les initiatives et orientations de la stratégie générale de communication du CFGT.


  • Définition des publics cibles, messages clés et indicateurs de performance.


  • Alignement des actions de communication avec les objectifs stratégiques du CFGT.


  • Version finale livrée en format PDF optimisé pour impression et en version numérique interactive adaptée à tous les appareils (ordinateur, tablette, smartphone).


Plan de diffusion intégré :


  • Développement d’un plan de diffusion structuré, utilisant des canaux variés (digitaux, imprimés, événements communautaires, partenariats).


  • Mise en avant des synergies possibles entre les deux projets et les communications existantes du CFGT.


  • Calendrier stratégique pour coordonner les actions de visibilité en cohérence avec le plan global de communication.


Recommandations organisationnelles :


  • Stratégies pour optimiser la collaboration interne entre les équipes du CFGT et garantir une mise en œuvre fluide du plan stratégique.


  • Actions concrètes pour mobiliser les parties prenantes externes, notamment les familles et les fournisseurs de services, autour des initiatives du CFGT.


Documentation finale et présentation :


  • Fourniture d’un rapport détaillé incluant les analyses, recommandations et plans proposés.


  • Présentation de la stratégie et du plan intégré à l’équipe du CFGT pour validation.


  • Remise des fichiers finaux (PDF, fichiers natifs, outils interactifs)


Respect de l’identité visuelle et des directives du CFGT :


  • Tous les livrables devront refléter l’identité visuelle et les normes graphiques du CFGT, afin de garantir une cohérence avec l’image de marque de l’organisation.



ÉCHÉANCIERS


1. Date limite de soumission des propositions : 22 février 2025 à 17h00.


2. Notification du fournisseur sélectionné : Fin février 2025.


3. Livraison finale de tous les livrables : 30 juin 2025.



PROLONGATION DE CONTRAT


Le CFGT se réserve le droit, à la fin du contrat initial, de négocier une prolongation de ce contrat en fonction des besoins futurs, de l’évolution des projets et des conditions économiques. Toute prolongation sera soumise à un accord mutuel et prendra en compte les performances du fournisseur.


DEMANDES DES FOURNISSEURS


Toutes les demandes de renseignements concernant cet appel d’offres doivent être transmises exclusivement par courriel au CFGT à l’adresse sbarhomi@centrefranco.org.


  • Date limite pour les demandes de renseignements :

    10 février 2025 à 17h00, heure de l’Est.


  • Les réponses aux questions posées seront communiquées à tous les fournisseurs ayant exprimé un intérêt pour cet appel d’offres, afin d’assurer transparence et équité.


ÉCLAIRCISSEMENTS ET VALIDATION


Le CFGT se réserve le droit de demander des éclaircissements ou informations supplémentaires à la firme après la date limite de soumission des offres. La réponse reçue par le CFGT fait partie intégrante de la soumission de ce fournisseur. Le CFGT se réserve le droit de vérifier toute déclaration du fournisseur ou réclamer des informations complémentaires par tout moyen que le CFGT juge approprié et peut rejeter toute déclaration ou réclamation du fournisseur, si la déclaration ou l'allégation semble injustifiée ou non crédible.


ÉVALUATION DES SOUMISSIONS


Nous invitons les soumissionnaires à être concis et à mettre en évidence les informations pertinentes. Le processus de sélection sera mené selon les principes de transparence et d'équité, conformément aux réglementations applicables aux organismes publics. Les soumissions seront évaluées sur la base des critères d'admissibilité et du contenu proposé. Les propositions seront évaluées sur 100 points : Un pointage de 60 points est essentiel pour que la proposition soit considérée.


Les propositions seront évaluées sur 100 points :


1. Qualité de l’approche et des idées proposées (40 points) :


• Originalité et innovation.


• Respect des besoins spécifiques (impression et interactivité).


2. Portfolio et expérience préalable (30 points) :


• Projets similaires achevés avec succès.


• Capacité à travailler avec des OSBL.


3. Prix (30 points) :


• Transparence et détails des coûts.


• Rapport qualité-prix.



AUTRES CONSIDÉRATIONS


Conditions générales


1.Le CFGT se réserve le droit d’accepter la totalité ou une partie seulement d’une offre de service. Le CFGT se réserve aussi le droit de réduire une partie ou la totalité des services requis, par suite d’une réduction du financement.


2. Les offres doivent être soumises en français. La firme retenue devra pouvoir travailler en français et en anglais ; tout rapport, communication, renouvellement, documentation, livret, contrat et rencontres se feront principalement en français.


3. Les prix offerts doivent demeurer fermes à compter de l’adjudication du projet jusqu’à la fin de celui-ci et ne sont sujets à aucun changement.


4. La firme retenue s’engage, au cas où sa demande de prix serait acceptée, à fournir les services au CFGT aux prix offerts et selon les instructions, conditions, et spécifications contenues dans les documents ci-joints.


5. La firme retenue déclare que son offre n’a pas de lien avec celle d’un autre fournisseur de services similaires et qu’elle est, à tous égards, empreinte d’honnêteté et exempte de collusion ou fraude.


Accès à l’information et vie privée


La soumission et les documents qui l’accompagnent, présentés par la firme avant la date limite de réception fixée aux présentes, deviennent la propriété du CFGT et ne sont pas retournés à la firme ou le particulier. L’offre est assujettie aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques incluant la protection des renseignements personnels dans le secteur de la santé en Ontario. Le répondant doit désigner les renseignements dans l’offre qui sont confidentiels.


Droits d’auteur


La firme retenue garantit au CFGT que tout produit, matériel et service fournis au contrat n’enfreignent pas des droits d’auteur, des plans, des devis ou tout autre droit de propriété intellectuelle d’une autre personne ou entité légale ou morale.


La firme retenue cède ses droits d’auteurs sur le travail effectué au compte du CFGT une fois que l’offre est acceptée.


Loi applicable


Cet appel d’offres, la proposition de la firme et tous les documents qui devront être exécutés par les parties seront régis par les lois et règlements applicables en Ontario.


Défaut de respecter l’entente contractuelle


Si la firme sélectionnée par le CFGT ne rencontre pas les objectifs ou échéances fixés dans l’entente contractuelle entre les deux parties, le CFGT peut, à sa seule discrétion et sans encourir aucun coût ou autre responsabilité, annuler l’entente contractuelle.


DATE LIMITE


Les appels d’offres doivent être acheminés en fichier format .PDF, sous pli confidentiel, au plus tard le 22 février 2025 à 17h, heure de l’Est, à l’attention de : Siham Barhomi, Cheffe senior des Communications Par courriel : sbarhomi@centrefranco.org


Merci de bien vouloir considérer notre invitation à présenter une soumission et nous remercions toutes les firmes intéressées pour leur participation et leur engagement envers notre mission.

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