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APPEL DE PROPOSITIONS

CFGT

Dernière mise à jour : 22 janv.

Appui à la rédaction et mise en page interactive du Rapport annuel 2024-25 du Centre francophone du Grand Toronto (CFGT)

Le CFGT sollicite des propositions pour la sélection d'une firme de vérification indépendante. L'objectif principal est d'assurer la conformité des états financiers de l'organisme et de fournir une opinion sur leur exactitude, leur intégrité et leur conformité aux normes comptables en vigueur.

 APPEL DE PROPOSITIONS


Appui à la rédaction et mise en page interactive du Rapport annuel 2024-25 du Centre francophone du Grand Toronto (CFGT)


DATE DE FERMETURE


14 février 2025 à 17h00



CONTEXTE


Le Centre francophone du Grand Toronto (CFGT) est un organisme sans but lucratif qui offre une gamme variée de services communautaires, incluant la santé, l’emploi, l’aide juridique, le logement, et l’intégration des nouveaux arrivants. Le rapport annuel est essentiel pour permettre de refléter l'impact de ces initiatives, tout en maintenant la transparence envers ses parties prenantes et bailleurs de fonds.


Dans un souci d’innovation et de modernité, le CFGT souhaite que son Rapport annuel 2024-25 soit conçu sous un format interactif, optimisé pour une consultation en ligne et facilement imprimable. Ce rapport intégrera des éléments multimédias tels que des vidéos et des animations interactives.


PROJET


Le CFGT sollicite des propositions pour l’appui à la rédaction, la conception graphique et la mise en page d’un rapport annuel qui :


• Communique efficacement les réalisations et les impacts de l’organisme au cours de l’année 2024- 25.


• Intègre des formats multimédias interactifs pour une expérience enrichissante en ligne.


• Reste compatible avec l’impression traditionnelle pour distribution physique.


Les livrables devront être présentés en français et en anglais, avec une priorité sur la qualité et la cohérence entre les deux langues.


DESCRIPTIF DU RÔLE DE LA FIRME VERSUS L'ÉQUIPE CFGT


La firme retenue jouera un rôle clé dans la création du rapport annuel 2024-2025. Elle sera responsable de la rédaction, de la conception graphique, et de l’intégration des éléments interactifs et multimédias. Cela inclut l’élaboration de contenus bilingues (français et anglais), l’intégration des vidéos et animations interactives, ainsi que la mise en page finale adaptée à une consultation en ligne et à l’impression.


De son côté, l’équipe du CFGT fournira les données et les informations nécessaires à la rédaction, validera les étapes clés (concepts graphiques, contenu, et maquettes) et jouera un rôle de coordination pour garantir que toutes les parties prenantes internes contribuent efficacement au projet. La firme et le CFGT travailleront en étroite collaboration pour s’assurer que le rapport reflète fidèlement les réalisations et l’impact du Centre.


DESCRIPTIF DES ÉLÉMENTS À INCLURE DANS LE RAPPORT ANNUEL 2024 - 2025


1. Messages institutionnels :


Message de la présidence : Une introduction par le président du Conseil d'administration, mettant en lumière les accomplissements stratégiques et les perspectives.


Message de la direction générale : Un résumé des principales réalisations de l'année, accompagné d'une vision pour les années à venir.


2. Faits saillants et statistiques clés :


• Une section dédiée aux faits saillants de l’année, illustrant :

  • Les augmentations des demandes de services ou des financements reçus.

  • Les projets pilotes ou initiatives majeures (par exemple, le projet Expérica ou l’intégration des nouveaux services d'emploi en 2023-2024).

  • Les progrès mesurables grâce à des données quantitatives (nombre de clients, interactions, succès de programmes, etc.).


3. Présentation des services :


• Descriptions des services principaux du CFGT, incluant :


  • Nouveaux arrivants. o Emploi et entrepreneuriat.

  • Aide juridique.

  • Santé primaire, VIH, promotion de la santé et santé mentale.

  • Développement de l'enfance.

  • Chaque section inclura des données d’impact (nombre de bénéficiaires, services fournis, témoignages) et des initiatives phares.



4. Témoignages :


• Inclusion de témoignages de clients pour illustrer l'impact direct des services.

• Témoignages catégorisés par thématiques pour renforcer la proximité humaine (par exemple, immigration, logement, santé mentale, etc.).


5. Projets spéciaux :


• Descriptions des projets spéciaux en cours

• Impact des collaborations avec les partenaires externes.


6. Communication et événementiels, relations communautaires et partenariats :


• Une section sur les relations avec les partenaires et bailleurs de fonds, incluant :

  • Récapitulatif des événements marquants de l'année.

  • Liste de nouveaux partenaires avec les initiatives de collaboration réussies.


7. Finances :


• Présentation des faits saillants financiers, avec :

  • Graphiques sur l’évolution des recettes et des dépenses.

  • Répartition par sources de financement (gouvernementales, privées, etc.).


8. Multimédia interactif et format web :


Vidéos intégrées au rapport, mettant en valeur les réalisations majeures. Les vidéos doivent également être optimisées pour être partagées sur les plateformes médias sociaux


Infographies interactives, graphiques dynamiques et hyperliens pour enrichir l’expérience utilisateur en version numérique.


• Rapport conçu pour une intégration fluide sur le site web hébergé sous Wix


9. Respect de l’identité visuelle :


• Le rapport doit respecter la charte graphique du CFGT, en assurant une cohérence visuelle avec les communications de l’organisme.


10. Processus de validation :


• Trois propositions de design soumises pour chaque livrable (mise en page, vidéos), avec retours et validation finale de l’équipe CFGT.


INVITATION À SOUMETTRE UNE OFFRE DE SERVICES


Le CFGT vous invite à soumettre une offre de service, incluant le prix détaillé pour chaque catégorie de dépenses. Tous les déboursés tels les frais de déplacement pour les réunions ou d’autres activités décrites ci-dessus, les appels interurbains, les photocopies, les frais informatiques, les frais de recherche, etc. doivent être inclus dans le prix soumissionné.


EXIGENCES


Les soumissionnaires doivent :


• Posséder une expérience prouvée dans la rédaction et la conception de rapports interactifs.


• Maîtriser les outils de conception graphique (Adobe Creative Suite ou équivalent) et les plateformes de publication en ligne.


• Proposer une approche bilingue de qualité professionnelle (français et anglais).


• Présenter un portfolio de projets similaires, incluant des exemples d’intégration multimédia.


• Être en mesure de respecter les délais fixés.


Les propositions doivent inclure les éléments suivants :


Profil de l'entreprise : Informations sur la firme, y compris les coordonnées.


Méthodologie proposée : Description détaillée de l'approche pour réaliser le rapport annuel.


Équipe assignée : Nom et qualifications du responsable du développement du rapport annuel.


Calendrier : Estimation du temps nécessaire pour compléter le mandat.


Structure tarifaire : Détails sur les coûts, y compris toute dépense supplémentaire éventuelle.


Références : Liste de clients précédents, en particulier d'autres organismes à but non lucratif.


LIVRABLES


Rapport annuel complet, incluant : Rapport annuel complet, incluant :


  • Contenu rédigé en français et en anglais.

  • Conception graphique avec éléments interactifs (vidéos, animations, hyperliens, etc.).

  • Version PDF optimisée pour l’impression.

  • Version web interactive adaptée à la navigation sur différents appareils (ordinateur, tablette, smartphone).


  • Version web interactive : Un support interactif optimisé pour la navigation sur différents appareils (ordinateur, tablette, smartphone) et conçu pour être intégré directement sur notre site web hébergé sous la plateforme Wix. Ce format devra garantir une expérience fluide et attrayante pour les visiteurs du site.


  • Propositions de design et validation : La firme devra présenter trois tours de propositions de design (incluant les visuels du rapport et des vidéos) avant la validation finale par l’équipe du CFGT.


  • Chaque proposition sera examinée pour s'assurer qu'elle répond aux attentes en termes d’esthétique, d’interactivité et de respect de l’identité visuelle


Vidéos et animations :

  • Inclusion de 2 à 3 vidéos présentant les réalisations du CFGT.

  • Intégration d’animations simples pour enrichir la présentation des données.

  • Vidéos du rapport annuel : Création de 2 à 3 vidéos présentant les grandes réalisations de l'année 2024-2025. Ces vidéos devront être au format adaptable pour une diffusion efficace sur nos plateformes de médias sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn, X , TikTok). Elles serviront à promouvoir les moments forts du rapport annuel auprès de notre communauté en ligne.

  • Respect de la charte graphique : La conception du rapport annuel, ainsi que les vidéos et éléments interactifs, devront être en parfaite adéquation avec notre charte graphique existante, en respectant notre identité visuelle et nos directives de marque.


Présentation finale :

  • Soumission des fichiers finaux (PDF, fichiers natifs, et version web).

  • Remise des ressources multimédias utilisées (vidéos, images, graphiques, etc.).

  • Documentation expliquant l’utilisation et la maintenance du format interactif.


ÉCHÉANCIERS


1. Date limite de soumission des propositions : 14 février 2025 à 17h00.

2. Notification du fournisseur sélectionné : 30 février 2025.

3. Livrables intermédiaires (esquisses et premières versions) : 30 juin 2025.

4. Livraison finale : 31 juillet 2025.


PROLONGATION DE CONTRAT


Le CFGT se réserve le droit, à la fin du contrat, de négocier une prolongation du contrat pour une période déterminée, selon ses besoins et les conditions économiques.


DEMANDES DES FOURNISSEURS


Toutes les demandes concernant cet appel d'offres doivent être adressées par courriel, au CFGT à l’adresse sbarhomi@centrefranco.org. La date limite pour les demandes de renseignements est le 14 février 2025 à 17h, heure de l’Est


ÉCLAIRCISSEMENTS ET VALIDATION


Le CFGT se réserve le droit de demander des éclaircissements ou informations supplémentaires à la firme après la date limite de soumission des offres. La réponse reçue par le CFGT fait partie intégrante de la soumission de ce fournisseur. Le CFGT se réserve le droit de vérifier toute déclaration du fournisseur ou réclamer des informations complémentaires par tout moyen que le CFGT juge approprié et peut rejeter toute déclaration ou réclamation du fournisseur, si la déclaration ou l'allégation semble injustifiée ou non crédible.


ÉVALUATION DES SOUMISSIONS


Nous invitons les soumissionnaires à être concis et à mettre en évidence les informations pertinentes. Le processus de sélection sera mené selon les principes de transparence et d'équité, conformément aux réglementations applicables aux organismes publics. Les soumissions seront évaluées sur la base des critères d'admissibilité et du contenu proposé. Les propositions seront évaluées sur 100 points : Un pointage de 60 points est essentiel pour que la proposition soit considérée.


Les propositions seront évaluées sur 100 points :


1. Qualité de l’approche et des idées proposées (40 points) :

• Originalité et innovation.

• Respect des besoins spécifiques (impression et interactivité).


2. Portfolio et expérience préalable (30 points) :

• Projets similaires achevés avec succès.

• Capacité à travailler avec des OSBL.


3. Prix (30 points) :

• Transparence et détails des coûts.

• Rapport qualité-prix.



AUTRES CONSIDÉRATIONS


Conditions générales


4. Le CFGT se réserve le droit d’accepter la totalité ou une partie seulement d’une offre de service. Le CFGT se réserve aussi le droit de réduire une partie ou la totalité des services requis, par suite d’une réduction du financement.


5. Les offres doivent être soumises en français. La firme retenue devra pouvoir travailler en français et en anglais; tout rapport, communication, renouvellement, documentation, livret, contrat et rencontres se feront principalement en français.


6. Les prix offerts doivent demeurer fermes à compter de l’adjudication du projet jusqu’à la fin de celui-ci et ne sont sujets à aucun changement.


7. La firme retenue s’engage, au cas où sa demande de prix serait acceptée, à fournir les services au CFGT aux prix offerts et selon les instructions, conditions, et spécifications contenues dans les documents ci-joints.


8. La firme retenue déclare que son offre n’a pas de lien avec celle d’un autre fournisseur de services similaires et qu’elle est, à tous égards, empreinte d’honnêteté et exempte de collusion ou fraude


Accès à l’information et vie privée


La soumission et les documents qui l’accompagnent, présentés par la firme avant la date limite de réception fixée aux présentes, deviennent la propriété du CFGT et ne sont pas retournés à la firme ou le particulier. L’offre est assujettie aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques incluant la protection des renseignements personnels dans le secteur de la santé en Ontario. Le répondant doit désigner les renseignements dans l’offre qui sont confidentiels.


Droits d’auteur


La firme retenue garantit au CFGT que tout produit, matériel et service fournis au contrat n’enfreignent pas des droits d’auteur, des plans, des devis ou tout autre droit de propriété intellectuelle d’une autre personne ou entité légale ou morale.


La firme retenue cède ses droits d’auteurs sur le travail effectué au compte du CFGT une fois que l’offre est acceptée.


Loi applicable


Cet appel d’offres, la proposition de la firme et tous les documents qui devront être exécutés par les parties seront régis par les lois et règlements applicables en Ontario.


Défaut de respecter l’entente contractuelle


Si la firme sélectionnée par le CFGT ne rencontre pas les objectifs ou échéances fixés dans l’entente contractuelle entre les deux parties, le CFGT peut, à sa seule discrétion et sans encourir aucun coût ou autre responsabilité, annuler l’entente contractuelle


DATE LIMITE


Les appels d’offres doivent être acheminés en fichier format .PDF, sous pli confidentiel, au plus tard le 14 février 2025 à 17h, heure de l’Est, à l’attention de :


Siham Barhomi, Cheffe senior des Communications Par courriel : sbarhomi@centrefranco.org


Merci de bien vouloir considérer notre invitation à présenter une soumission et nous remercions toutes les firmes intéressées pour leur participation et leur engagement envers notre mission.


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